PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS

PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Las series documentales o archivos, usualmente son microfilmados en el orden en el cual fueron creados o mantenidos originalmente. Sin embargo este periodo de preparación de documentos, da una buena oportunidad para hacer los correctivos en la organización del archivo. Las hojas, páginas, carpetas, folios y otras unidades de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Todas las imperfecciones, tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la originalidad de este; si se microfilma en cámara rotativa documentos con cinta transparente (preferiblemente de color mate), el operario de la microfilmadora debe inspeccionar frecuentemente las guías de vidrio, ya que el pegante de la cinta puede adherirse a estas obstruyendo la trayectoria óptica. Las imperfecciones que no afectan ningún texto o ilustración pueden ser ignoradas. Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo que la película pueda ser un registro del archivo tan completo como sea posible. Si las paginas documentos u otras unidades faltantes no pueden ser localizada debe microfilmar una tarjeta con el título “página faltante” o “documentos faltantes”, si el tamaño o forma física no permiten que ciertos documentos sean microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado identificando cada documento y explicando su omisión.

El funcionario encargado de la preparación y expurgo del archivo deberá colocar las tarjetas apropiadas entre las hojas o páginas antes de que los documentos sean entregados al operario de microfilmación. Después de que los documentos han sido organizados correctamente deben ser removidos todos los ganchos, clips y otros elementos extraños. Este procedimiento es indispensable si se utiliza una microfilmadora rotativa, ya que tales elementos pueden atorar, rayar, dañar la microfilmadora o las guías de vidrio. En microfilmadoras planetarias se recomienda remover los ganchos, clips, etc., en caso de documentos que tengan información en ambas caras. 

En la preparación se debe determinar el número de imágenes o documentos, que probablemente se pueden acomodar en el rollo de película; el fin de rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema, fecha o volumen. El número de tomas en un rollo se determina por:

1. Longitud de la película

2. Ancho de la película

3. Reducción

4. Tamaño del documento

5. Tamaño del área fotográfica

6. Orientación

7. Requerimientos fílmicos para cada archivo

Estos factores determinan la cantidad de película que avanza por cada toma (en algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras es variable), los fabricantes del equipo deben instruir a sus clientes en este aspecto.

INDIZACIÓN DE ROLLOS DE PELÍCULA

·     Las películas de microfilm deben ser dispuestas,  identificadas e indizadas de modo que un documento individual, o una serie de documentos, puedan ser localizados fácilmente. Los sistemas de pre indización requieren realizar ciertos trabajos antes de microfilmar. Por ejemplo pueden hacerse filiación con un número secuencial en cada documento. Algunas microfilmadoras pueden imprimir en el papel un número secuencial automáticamente o exponer en la película un código  numérico durante la filmación. 

• ·        Tarjetas Flash

Son tarjetas de tamaño y apariencia inversa a los documentos (letras blancas en fondo oscuro), filmadas entre los lotes o grupos documentales. Se recomienda microfilmar en cada ocasión, la tarjeta respectiva, 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes consecutivas, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”, ópticamente diferente.

• ·        Odómetros

Los Odómetros indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película hasta un documento en particular. En este sistema el índice es preparado después de microfilmar a menos que la microfilmadora disponga de un Odómetros y que este dé las lecturas correspondientes. Debe tenerse cuidado debido a que frecuentemente no hay correlación entre Odómetros de diferentes fabricantes de microfilmadoras y lectores.

• ·        Indización por Marca del Documento

Es una marca o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada documento o toma, esta marca es contada por un aparato fotoeléctrico en el lector. Para recuperar la información es preciso elaborar un índice que indique el número de rollo y el blip que corresponde a cada documento o grupo documental.

•      Indización por código Binario

La indización por código binario o de barras, amplia prácticamente a infinitas las posibilidades de generación de índices y su lectura u operación es similar a la anterior.

•         Indización por Titulo Guía

En este método se utiliza una tarjeta preparada con anterioridad, de apariencia diferente a los demás documentos, que describe un tema en especial o un cambio dentro de un lote de documentos, cuando este no califica para una separación más visual por otro sistema.

•         Archivos unitizados

Aquí se agrupan las microformas que almacenan pequeñas cantidades de documentos, tales con tarjetas de abertura, jackets y microfichas. Son indizados u organizados después de microfilmar, especialmente en forma de ficheros, aunque hay otras posibilidades utilizando el computador.

INSPECCIÓN FINAL DE DOCUMENTOS

La persona que prepara los documentos para la microfilmación debe hacer un chequeo final antes de la filmación con el objeto de determinar que la documentación no haya sido desordenada mientas fue revisada, que todas las tarjetas estén correctamente en su lugar y que los papeles estén listos para ser microfilmados. Este chequeo final es un paso de control de calidad, esencial, porque elimina el riesgo de que la película quede con páginas o documentos desordenados.

SECUENCIA DE FILMACIÓN

•         ÁREA DE PRUEBA DE IONES DE TIOSULFATO RESIDUAL.

Si al rollo se le deben hacer pruebas de calidad archivística, para garantizar la durabilidad de la película, debe dejarse al principio y final de cada rollo, adicional a la punta y la cola de seguridad, al menos 300 mm para películas de 16 mm ó 35 mm, teniendo en cuenta que este pedazo debe ser totalmente transparente.

•         CORRECCIONES Y MICROFILMADORES

Se entiende como correcciones o remicrofilmaciones, la operación realizada una vez se ha revisado un rollo de microfilmación y se han encontrado faltantes o fotogramas con defectos graves que deben ser remicrofilmados para ser anexados preferiblemente por el método de tira apéndice; otro procedimiento utilizado, es reunir las remicrofilmaciones de varios rollos en uno solo de correcciones.

La siguiente secuencia deberá ser seguida en retomas de filmación para empalmar al inicio de cada rollo después de las tarjetas del mismo.

a) Acta aclaratoria inicial de las retomas del rollo #........

b) Tarjeta técnica

c) Tarjetas especiales si son aplicables.

d) Retoma de documentos a ser microfilmados.

e) Acta aclaratoria final de las retomas del rollo #........

Un pedazo de película transparente se debe dejar al final para permitir el empalme.

TARJETAS

Las tarjetas a utilizar varían dependiendo del sistema de microfilmación aplicado. Algunas deben ser consideradas esenciales y otras opcionales.

• Tarjeta de iniciación de rollo: La tarjeta de iniciación del rollo debe contener el símbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) con la palabra “INICIO”.

• Tarjeta de número del rollo: Los numerales deberán ser lo suficientemente grandes para aparecer de por lo menos 2mm de alto en la imagen de la película.

• Tarjeta de continuación del rollo anterior: Cuando el material que está siendo microfilmado requirió más de un rollo se debe microfilmar el símbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) con la frase “Continuación del Rollo Anterior”.

• Tarjeta de Número de rollo: Indica el número asignado al rollo en particular. El tamaño de los caracteres debe ser suficiente para que genere en la película un texto que tenga como mínimo 2 mm de altura.

•  Tarjeta de título: La tarjeta debe contener: Una descripción total o abreviada del documento a ser encontrado en la película

                    *El nombre del operario de cámara

                    *El nombre de quien publica el material (Donde sea apropiado)                 

ü                  *El nombre y dirección de la empresa encargada de la microfilmación

                    *La fecha de la microfilmación

NOTA: Cuando se trate de documentos de archivo, además de la tarjeta de título, se debe microfilmar el acta inicial de acuerdo con el Decreto 2527 de 1950, artículo 3.

Tarjetas especiales opcionales

• ·   Tarjeta de restricción o clasificación: Esta tarjeta debe contener cualquier restricción sobre acceso, uso o normatividad legal vigente, incluyendo la reproducción posterior o la clasificación de seguridad.

• ·    Hoja de información: Para propósitos de registro e inspección, la hoja debe contener los requerimientos de filmación y de calidad y las especificaciones necesarias del sistema de microfilmación.  

•     Tarjeta bibliográfica: Se requiere esta tarjeta para la microfilmación dirigida a bibliotecas o archivos. Debe contener los datos bibliográficos editoriales para el documento microfilmado. Debe indicarse la localización del documento original.

• ·   Tarjeta técnica (o de resolución): La tarjeta técnica debe microfilmarse en cada rollo en la posición que se indica en la Tabla 6 y donde se produzca cualquier cambio del grado de reducción dentro del mismo rollo.

     El tamaño de la tarjeta debe ser suficiente para que ocupe el ancho total del fotograma, en la reducción seleccionada.

• ·  Para cámara planetaria, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10550

• ·   Para cámara rotativa, la tarjeta técnica debe reunir los requerimientos de la norma ISO 10594

Documentos y tarjetas asociadas: Los documentos deben ser microfilmados en el orden que se establece en la Tabla 6, con los símbolos de la NTC 4080 requeridos donde sean necesarios. Si los símbolos de la NTC 4080 no son suficientes, se pueden microfilmar tarjetas con explicaciones apropiadas.

• Tarjeta con el total de fotogramas: En esta tarjeta se debe incluir el total de fotogramas registrados en el rollo incluyendo los símbolos microfilmados.

NOTA. Para documentos de archivo esta tarjeta debe ser reemplazada por el Acta Final que debe microfilmarse de acuerdo con el Decreto

2527 Artículo 4.

• ·  Tarjeta de “Continuación en el rollo siguiente” Cuando el material que está siendo microfilmado requiera más de un rollo se debe microfilmar el símbolo descrito en NTC 4080 o la frase “Continua en el Rollo Siguiente”

• ·  Tarjeta de final de rollo: La tarjeta de final de rollo debe contener ya sea el símbolo descrito en NTC 4080 (ISO 9878) con la palabra “FIN”.

REDUCCIÓN

La selección de la reducción del formato, depende del uso del microfilme. En general hay una relación necesaria entre costo y calidad. Sin embargo, toda la información no puede ser reproducida legiblemente a las reducciones más altas. El usuario debe determinar que documentos, por su importancia es necesario reproducir legiblemente en su totalidad.

Las microfilmadoras planetarias y rotativas disponen de diferentes radios de reducción. Para establecer la calidad requerida en una operación de microfilme en particular, puede hacerse a través del índice de calidad o mediante prueba práctica.

Es importante recordar que usualmente la reducción es asociada con el formato utilizado.

FORMATOS

* Rollo de película

Si la reducción necesaria para los formatos de página doble IIA (cine), o IIB (cómic) no produce los niveles de calidad y legibilidad requeridos, entonces se debe escoger un formato que permita una reducción inferior IA, IB. El objeto es establecer la reducción y el formato correspondiente teniendo en cuenta otros requisitos del sistema, como tamaño del documento original, tamaño de la ampliación, etc.

* Microformas Unitizadas

Esta sección cubre tarjetas de apertura, microfichas y jackets.

* Tarjetas de Aperturas

Algunas tarjetas pueden ser procesadas y perforadas en equipo de procesamiento de datos Electrónico (EDP). En la mayoría de los casos las

tarjetas son perforadas antes de que la película sea montada a fin de evitar que se dañe. Las tarjetas de apertura están disponibles en variedad de formatos para acomodar películas de 15 mm. Y 35 mm.

- Microficha

La microficha puede ser producida por varios métodos. Una microfilmadora de repetición es económica para aplicaciones de alto volumen que no requieren revisión o actualización. Estas microfilmadoras usan rollos de 105 mm. u hojas de película recortadas.

El tamaño nominal de una microficha expuesta es 105x 148 mm. (International Standards Organization-ISO- tamaño A6). El sistema de transporte de la película de una cámara Step and Repeat coloca correctamente esta para exponer una toma cada vez y producir el numero deseado de filas y columnas.

El proceso de tiras se hace con una microfilmadora planetaria, utilizada para aplicaciones de pequeño volumen. Después de procesada la película es cortada en tiras y dispuesta en filas y columnas la película de 16 mm. Puede ser usada para producir microfichas de 60 tomas; también los jackets pueden ser usados como master para producir microfichas estándar.

- Jackets

Hay una gran variedad de tamaños de jackets; para películas de 16 x 35 mm. o para una combinación de ambas, el tamaño normal es 105 x 148 mm. Su utilidad radica en que pueden ser actualizados agregando o cambiando imágenes.

PELÍCULA

Generalmente las películas para microfilmadora son clasificadas de acuerdo con la velocidad, contraste y poder de resolución. El usuario debe seguir las recomendaciones del fabricante de películas, utilizadas en aplicaciones específicas; las películas de alta velocidad y alto contraste en equipo rotativo; las películas de velocidad media, alto contraste y resolución alta son utilizadas en ambos tipos de microfilmadoras, planetarias y rotativas. Cuando se requiere mayor definición en equipo rotativo puede usarse película de velocidad media, siempre y cuando se logre la exposición adecuada. Las películas de tono continuo (contraste bajo) y a color son utilizadas cuando el sistema requiere registrar tonos continuos o a color de los documentos originales. En este caso se requiere iluminación especial.

INSTRUCCIONES PARA EL OPERADOR DE LA MICROFILMADORA

Después de la inspección final de los archivos, deben prepararse las instrucciones especiales que requiera el operario de la microfilmadora. Si el operario es experimentado o si el trabajo de microfilmación hace parte de una serie que ha estado en marcha durante algún tiempo, las instrucciones no necesitaran ser tan detalladas. Estas instrucciones deben contener información sobre formatos de filmación, anotaciones para índices, reducción, etc.