PREPARACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
Las
series documentales o archivos, usualmente son microfilmados en el orden en el
cual fueron creados o mantenidos originalmente. Sin embargo este periodo de preparación
de documentos, da una buena oportunidad para hacer los correctivos en la
organización del archivo. Las hojas, páginas, carpetas, folios y otras unidades
de archivo mal colocadas, deben ser ubicados en el orden correcto y los
documentos que no pertenezcan a las mismas deben ser removidos. Todas las
imperfecciones, tales como mutilaciones, rasgaduras, manchas y omisiones que afecten
la legalidad del documento deben ser reparadas en lo posible sin afectar la
originalidad de este; si se microfilma en cámara rotativa documentos con cinta
transparente (preferiblemente de color mate), el operario de la microfilmadora
debe inspeccionar frecuentemente las guías de vidrio, ya que el pegante de la
cinta puede adherirse a estas obstruyendo la trayectoria óptica. Las
imperfecciones que no afectan ningún texto o ilustración pueden ser ignoradas.
Deben hacerse todos los esfuerzos para obtener documentos faltantes, de modo
que la película pueda ser un registro del archivo tan completo como sea
posible. Si las paginas documentos u otras unidades faltantes no pueden ser
localizada debe microfilmar una tarjeta con el título “página faltante” o
“documentos faltantes”, si el tamaño o forma física no permiten que ciertos documentos
sean microfilmados se debe microfilmar una tarjeta en el lugar apropiado
identificando cada documento y explicando su omisión.
El
funcionario encargado de la preparación y expurgo del archivo deberá colocar
las tarjetas apropiadas entre las hojas o páginas antes de que los documentos
sean entregados al operario de microfilmación. Después de que los documentos
han sido organizados correctamente deben ser removidos todos los ganchos, clips
y otros elementos extraños. Este procedimiento es indispensable si se utiliza
una microfilmadora rotativa, ya que tales elementos pueden atorar, rayar, dañar
la microfilmadora o las guías de vidrio. En microfilmadoras planetarias se
recomienda remover los ganchos, clips, etc., en caso de documentos que tengan
información en ambas caras.
En la preparación se debe determinar el número de
imágenes o documentos, que probablemente se pueden acomodar en el rollo de
película; el fin de
rollo debe hacerse en puntos lógicos, teniendo en cuenta el archivo, tema,
fecha o volumen. El número de tomas en un rollo se determina por:
1.
Longitud de la película
2. Ancho
de la película
3. Reducción
4. Tamaño
del documento
5. Tamaño
del área fotográfica
6.
Orientación
7.
Requerimientos fílmicos para cada archivo
Estos
factores determinan la cantidad de película que avanza por cada toma (en
algunas microfilmadoras esta cantidad es fija, en otras es variable), los
fabricantes del equipo deben instruir a sus clientes en este aspecto.
INDIZACIÓN
DE ROLLOS DE PELÍCULA
· Las
películas de microfilm deben ser dispuestas,
identificadas e indizadas de modo que un documento individual, o una
serie de documentos, puedan ser localizados fácilmente. Los sistemas de pre
indización requieren realizar ciertos trabajos antes de microfilmar. Por
ejemplo pueden hacerse filiación con un número secuencial en cada documento.
Algunas microfilmadoras pueden imprimir en el papel un número secuencial
automáticamente o exponer en la película un código numérico durante la filmación.
- · Tarjetas Flash
Son tarjetas de tamaño y
apariencia inversa a los documentos (letras blancas en fondo oscuro), filmadas
entre los lotes o grupos documentales. Se recomienda microfilmar en cada
ocasión, la tarjeta respectiva, 5 a 8 veces en fotogramas o imágenes
consecutivas, a fin de crear la apariencia de un “espacio en blanco”,
ópticamente diferente.
- · Odómetros
Los
Odómetros indican la distancia aproximada desde el comienzo de la película
hasta un documento en particular. En este sistema el índice es preparado
después de microfilmar a menos que la microfilmadora disponga de un Odómetros y
que este dé las lecturas correspondientes. Debe tenerse cuidado debido a que
frecuentemente no hay correlación entre Odómetros de diferentes fabricantes de
microfilmadoras y lectores.
- · Indización por Marca del Documento
Es una
marca o blip que se microfilma en lugar adyacente a cada documento o toma, esta
marca es contada por un aparato fotoeléctrico en el lector. Para recuperar la
información es preciso elaborar un índice que indique el número de rollo y el
blip que corresponde a cada documento o grupo documental.
- Indización por código Binario
La
indización por código binario o de barras, amplia prácticamente a infinitas las
posibilidades de generación de índices y su lectura u operación es similar a la
anterior.
- Indización por Titulo Guía
En este
método se utiliza una tarjeta preparada con anterioridad, de apariencia
diferente a los demás documentos, que describe un tema en especial o un cambio
dentro de un lote de documentos, cuando este no califica para una separación más
visual por otro sistema.
- Archivos unitizados
Aquí se
agrupan las microformas que almacenan pequeñas cantidades de documentos, tales
con tarjetas de abertura, jackets y microfichas. Son indizados u organizados
después de microfilmar, especialmente en forma de ficheros, aunque hay otras
posibilidades utilizando el computador.
