AUTOMATIZACIÓN, MICROFILMACIÓN Y BASE DE DATOS

                            

AUTOMATIZACIÓN, MICROFILMACIÓN Y BASE DE DATOS

MARIAN ISLEY CARDONA GARZÓN

JILENY ANDREA CUMBALAZA HERNÁNDEZ 

INSTRUCTOR 

JUAN CARLOS SANCHEZ BOTERO

SISTEMAS

CENTRO DE DESARROLLO AGROINDUSTRIAL, TURÍSTICO Y TECNOLÓGICO DEL GUAVIARE

TECNOLÓGO EN GESTIÓN DOCUMENTAL 

2018

1.    OBJETIVOS

• Mejorar las condiciones de trabajo del personal, suprimiendo trabajos e incrementando la seguridad

• Conocer la importancia de la automatización, la digitalización y la base de datos 

2. INTRODUCCIÓN

En este trabajo encontramos especificadas las maneras que las empresas puedan optimizar su tiempo y los recursos financieros, utilizando adecuadamente la automatización, la digitalización y la base de datos para lograr la eficiencia y productividad de la empresa y el buen desempeño de los funcionarios.

3. AUTOMATIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

Consiste en mejorar y simplificar actividades, integrando procesos internos para ahorrar dinero, tiempo en la tarea de acceder y recuperar información. Realizando operaciones imposibles de controlar intelectual o manualmente.

Es el diseño de sistemas y flujos de trabajo que ayudan en la creación de documentos electrónicos. Estos incluyen sistemas basados en la lógica que utilizan segmentos de texto o información ya existentes para generar un nuevo documento. La automatización de documentos puede ser utilizada para automatizar todo texto condicional, texto variable e información contenidos en un conjunto de documentos.

4. MICROFILMAR

Es un sistema de archivo, gestión y difusión documental. Su producción está sometida a un alto grado de normalización, tanto en su metodología como en los materiales utilizados y un estricto control de productos resultantes. Su objetivo es obtener una reproducción exacta del documento original, representada a un grado de reducción determinado y conocido, sobre un soporte fotográfico normalizado y cuya posición dentro de una serie documental puede ser establecida.

Todo ello hace que cada una de sus imágenes tenga valor individual y que instituciones e incluso los gobiernos de algunos países acepten el microfilm como documento con valor probatorio ante un tribunal.

5. BASE DE DATOS

Las bases de datos juegan un papel fundamental en la organización de procesos de alojamiento web y representan una solución imprescindible para la gestión de software empresarial. Así, la funcionalidad de una página web dependerá de la disponibilidad y la integridad de la información almacenada. La infraestructura IT de una empresa también se sirve de una base de datos subyacente para obtener información. En este tipo de sistemas, el intercambio de datos funciona incluso en el sentido contrario, permitiéndoles a los usuarios almacenar o guardar archivos. Es muy común que la mayoría de bases de datos empresariales incluyan una gran cantidad de información confidencial y financiera propia, e incluso de clientes o proveedores. 

Para muchos proyectos web es necesario acceder a grandes bases de datos con la ayuda de diferentes lenguajes de programación; para lograr, por ejemplo, la correcta visualización de una página web. La pérdida de información en una base de datos puede acarrear desagradables consecuencias; se pueden presentar caídas de la página web, incorrectas visualizaciones de los contenidos, mal funcionamiento de las aplicaciones, y en el peor de los casos, la información de los clientes puede desaparecer por completo. Este tipo de casos pueden desencadenar un cúmulo de trabajo extra, pues seguramente habrá que lidiar con clientes insatisfechos y en el futuro, trabajar de nuevo para recuperar su confianza. 

RECOMENDACIONES

• Utilizar estas herramientas para facilitar el trabajo de los funcionarios y llevar un orden de la documentación
• Tener una base de datos en la organización  facilita el almacenamiento de grandes cantidades de información y la recuperación rápida